Online, offline, verschoben oder abgesagt? Veranstaltungsorganisation anders als geplant

Die letzten Monate haben viele Herausforderungen mit sich gebracht. Darunter fallen diverse Meetings oder andere Austauschformate, die im physischen Raum nicht stattfinden konnten. Auch das Stiftungsbüro Hamburg war davon betroffen, denn die Hamburger Stiftungstage, die im Juni dieses Jahres stattfinden sollten, werden nun erst im Juni 2021 stattfinden. Gleichzeitig konnten sich durch die veränderte Situation digitale Kommunikationsmittel den Weg bahnen und ganz andere Wege erprobt und etabliert werden. Die Hemmschwelle, digitale Tools „einfach mal“ zu testen, ist derzeit sehr niedrig – eine fantastische Möglichkeit, Verschiedenes auszuprobieren! 

Der Großteil an Kommunikation läuft derzeit also digital ab, per Videokonferenzen oder auch VoIP-Telefonie. Unter einem rein kommunikativen Gesichtspunkt scheinen durch Videokonferenzen viele Gespräche deutlich pointierter abzulaufen: Eine Moderation führt durch die Tagesordnungspunkte, nur eine Person kann jeweils sprechen, Handzeichen können durch digitale Tools schnell eingefangen werden. Gleichzeitig scheint die Ermüdung der Teilnehmenden, die täglich an verschiedenen Videokonferenzen teilnehmen, sehr groß. Der physische Kontakt, der (informelle) Austausch beim Kaffee oder auch das Vieraugengespräch nebenbei – all das fehlt und es bedarf neuer Wege und Routinen. 

Auch das Stiftungsbüro Hamburg hat seine digitale Infrastruktur ausgeweitet, Formate und Tools neu kennengelernt und Vieles ausprobiert. Als Teil der BürgerStiftung Hamburg sind wir auf mobiles Arbeiten umgestiegen – und so arbeite auch ich heute von zuhause. Für die interne Kommunikation nutzen wir Microsoft Teams, eine Plattform für vielseitige virtuelle Zusammenarbeit, und haben den Austausch darüber und die Nutzung diverser Tools intensiviert. Unser neues Austauschformat für Stiftungen „Schulterblick“ findet über die Videokonferenzplattform Zoom statt. Wir kommen in kleineren oder größeren Runden online zusammen, diskutieren, tauschen uns aus – es ist schön, die Gesichter zu sehen, aber oftmals erhält der informelle Austausch am Rande sehr viel weniger Raum und Möglichkeit.

So ändern sich (Zusammen-)Arbeit und Austausch. Zumeist ist die Vorbereitung sehr viel intensiver, um möglichst zeiteffizient zu arbeiten, viele Eventualitäten zu berücksichtigen oder technische Hürden abzufangen. Einen großen Anreiz für die Teilnahme bietet die Ortsunabhängigkeit der digitalen Formate, auch jenseits einer solchen Ausnahmesituation, denn beispielsweise können aufgrund einer notwendigen Anreise oder wegen Zeitmangels leider nicht immer alle Konferenzeinladungen angenommen werden. Eine digitale Teilnahme ist oftmals besser zu realisieren. Weitere Pluspunkte: Videobesprechungen sind spontaner möglich und können teils kostengünstiger, z.B. ohne Raummieten und Cateringkosten, veranstaltet werden. Zudem lässt sich die Sichtbarkeit überregional erhöhen, denn wir können damit ein breiteres Publikum erreichen sowie Redner*innen und Expert*innen gewinnen, die sich ortunabhängig zuschalten. Damit einher geht natürlich auch eine Ausweitung der Öffentlichkeitsarbeit, um potenzielle Teilnehmende zu erreichen und über Termine und Inhalte zu informieren. Und bedenken sollte man auch, dass die rein digitale Kommunikation neue „Eintrittsbarrieren“ für weniger technikaffine Menschen aufbauen kann. Diese Hürden können jedoch durch intensive Vorbereitung, Nutzungshinweise und technischen Support verringert werden.

All die Umstellungen führen also zu vielen Herausforderungen, gleichzeitig aber auch zu wunderbaren Möglichkeiten und neuen Perspektiven. Anders als geplant finden in diesem Jahr zum Beispiel die Hamburger Stiftungstage nicht statt, sondern erst im kommenden Jahr. Dafür sammeln wir nun bereits viele neue Veranstaltungsideen, um perspektivisch auf hybride Formate umzusteigen: Veranstaltungen werden sowohl im realen als auch im virtuellen Raum stattfinden, Interessierte können entweder analog oder online teilnehmen und mitdiskutieren. Wir erhoffen uns dadurch natürlich auch, ein breiteres Publikum anzusprechen und gleichzeitig für alle Eventualitäten gewappnet zu sein. Ob wir im nächsten Jahr wieder klassische Podiumsdiskussionen in größerem Rahmen organisieren können oder uns im rein digitalen Raum bewegen müssen, ist angesichts der ungewissen Entwicklung der Corona-Pandemie offen. Was sicher ist: Es ist macht viel Spaß, neue Formate auszuprobieren oder zumindest als Gedankenexperiment durchzuspielen. Mal schauen, was wir davon auch langfristig nutzen und umsetzen werden – es bleibt spannend!

Das Stiftungsbüro Hamburg ist ein Kooperationsprojekt Hamburger Stiftungen mit dem Ziel, das Wirken von Stiftungen durch gezielte Kommunikationsmaßnahmen und Veranstaltungen sichtbarer zu machen. Verortet ist das Stiftungsbüro Hamburg in der BürgerStiftung Hamburg und wird durch die Alfred Toepfer Stiftung F.V.S., die Claussen-Simon-Stiftung, die Dorit-und-Alexander-Otto-Stiftung, die HERMANN REEMTSMA STIFTUNG, die Joachim Herz Stiftung, die Körber-Stiftung sowie die ZEIT-Stiftung Ebelin und Gerd Bucerius gefördert sowie durch die Patriotische Gesellschaft von 1785 und die NORDMETALL-Stiftung unterstützt.

Foto: Sven Wied